Задача и границы решения
Одна автоматическая задача на стадии и многоэтапное согласование имеют разную сложность. Выбор инструмента начинается с состояния процесса и возможных исключений.
Как подойти к задаче
Нарисуйте последовательность действий, условия, ожидания и ответственных. Для простого действия рассмотрите робота; для ветвлений и согласований — подходящие средства процессов. Доступность функций проверяйте на текущем тарифе.
Что проверить на практике
Сценарии проверки: переход вперёд, возврат на предыдущую стадию, повторный запуск и отсутствие ответственного. Автоматизация не должна создавать бесконечную цепочку задач после каждого изменения карточки.
Какой ошибки избежать
Ошибка — собирать большой процесс без описания бизнес-правил. Если последовательность нельзя объяснить исполнителю, поддержка будет сложной. Начните с минимального завершённого сценария.
Пример для проверки на вашем проекте
После перехода сделки требуется создать одну задачу — это ограниченный сценарий. Если затем нужны два согласования, ожидание документа и возврат автору, состояние становится сложнее. Перед выбором инструмента рисуют все переходы, включая отказ. Особенно проверяют возврат на исходную стадию: уже завершённая задача не должна возникать повторно без предусмотренного бизнес-правила.
От регламента к автоматизации
Фиксируем участников, входные данные, этапы и решения. Для каждой ветки определяем результат и ответственного, включая отказ, возврат и отсутствие сотрудника. Выбор роботов, процессов или разработки зависит от сложности и возможностей портала. Сначала строится небольшой завершённый маршрут, затем добавляются согласованные исключения.
Контроль запуска
Проверяем маршрут на отдельной группе сущностей без массовых действий по рабочей базе. Повторный запуск и возврат на стадию входят в приёмку. Пользователь получает понятные задачи и статус ожидания. Для запуска сохраняем описание правил и способ отключить автоматическое действие, сохранив историю процесса.